Entgelttransparenz für KMU: Was ihr bis Juni 2026 umsetzen müsst

Was ist die Entgelttransparenz-Richtlinie?

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) ist seit Juni 2023 in Kraft. Ihr Ziel: den Gender-Pay-Gap in Europa schließen.

Aktuell verdienen Frauen in Deutschland im Schnitt 16% weniger als Männer – bei gleicher Arbeit sind es immer noch 6%. Der Equal Pay Day 2026 liegt auf dem 27. Februar: Bis dahin arbeiten Frauen symbolisch "unbezahlt".

Die Richtlinie setzt auf Transparenz als Hebel: Wenn Gehälter sichtbar werden, werden Ungerechtigkeiten sichtbar. Und können behoben werden.

Der aktuelle Stand in Deutschland:

• Die Expertenkommission hat im Oktober 2025 Empfehlungen abgegeben
• Die Koalition (CDU/CSU/SPD) plant laut Koalitionsvertrag eine "bürokratiearme Umsetzung"
• Der Referentenentwurf wird Anfang 2026 erwartet
• Umsetzungsfrist: 7. Juni 2026

Diese Pflichten gelten für alle Arbeitgeber

Unabhängig von der Unternehmensgröße: Diese vier Regeln gelten ab Juni 2026 für jeden Arbeitgeber in Deutschland.

1. Gehaltsspanne in Stellenanzeigen

Ihr müsst Bewerbern proaktiv mitteilen, was die Stelle zahlt. Das kann eine konkrete Zahl sein ("55.000 € brutto/Jahr") oder eine Spanne ("45.000-55.000 €").

Wo? In der Stellenanzeige oder spätestens vor dem ersten Gespräch.

2. Verbot von Gehaltshistorie-Fragen

"Was verdienen Sie aktuell?" – Diese Frage ist ab Juni 2026 verboten.

Ihr dürft nicht mehr nach dem bisherigen Gehalt eines Bewerbers fragen. Die Logik: Das alte Gehalt sollte keinen Einfluss auf das neue haben.

3. Auskunftsrecht für Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter kann künftig erfahren:

• Wie hoch das Durchschnittsgehalt in seiner Vergleichsgruppe ist
• Aufgeschlüsselt nach Geschlecht

Ihr habt 2 Monate Zeit zur Beantwortung. Das ist nicht viel, wenn ihr die Daten erst sammeln müsst.

4. Keine Geheimhaltungsklauseln

Klauseln im Arbeitsvertrag, die Mitarbeitern verbieten, über ihr Gehalt zu sprechen? Unwirksam.

Mitarbeiter dürfen ihr Gehalt offenlegen – und ihr könnt das nicht mehr verhindern.

Praxis-Beispiel: Die Weber Maschinenbau GmbH

Damit das Ganze greifbar wird, begleiten wir Thomas Weber durch die Umsetzung.

Sein Unternehmen:

• 85 Mitarbeiter
• Maschinenbau, Zulieferer für die Automobilindustrie
• Keine eigene HR-Abteilung
• Gehälter "historisch gewachsen" – keine formale Struktur

Seine Situation im Februar 2026: Thomas hat von der neuen Richtlinie gehört. Seine Buchhalterin macht "irgendwie Personal mit", aber eine echte Gehaltsstruktur gibt es nicht. Die 12 offenen Stellen haben keine Gehaltsspannen.

Die Antwort: Mit 85 Mitarbeitern hat Thomas keine Berichtspflicht. Aber die Recruiting-Pflichten und das Auskunftsrecht gelten für ihn genauso wie für Großkonzerne.

Berichtspflichten nach Unternehmensgröße

Die gute Nachricht für kleine KMU: Die umfangreichen Berichtspflichten gelten erst ab 100 Mitarbeitern.

Die 5%-Schwelle: Was tun bei Gender-Pay-Gap?

Viele Unternehmen fürchten: Was, wenn wir einen Gap haben?

Erst mal durchatmen. Ein Gap ist kein automatischer Rechtsverstoß.

Die Regel: Wenn der Gender-Pay-Gap in einer Vergleichsgruppe über 5% liegt UND sich nicht sachlich rechtfertigen lässt, müsst ihr eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung durchführen.

Sachliche Gründe können sein:

• Unterschiedliche Qualifikation
• Unterschiedliche Berufserfahrung
• Unterschiedliche Verantwortung
• Unterschiedliche Arbeitsbedingungen (Schicht, Reisetätigkeit)

Thomas Weber hat bei seiner Analyse einen Gap von 8,3% gefunden. Nach genauer Betrachtung: In seiner Produktion arbeiten mehr Männer mit längerer Betriebszugehörigkeit. Das erklärt einen Teil. Den Rest will er über die nächsten zwei Jahre anpassen.

6 Schritte zur Umsetzung

Ihr wollt es jetzt angehen? Hier ist der Plan.

Schritt 1: Betroffenheits-Check (30 Minuten)

Klärt zuerst, welche Pflichten für euch gelten:

• Wie viele Mitarbeiter habt ihr?
• Habt ihr einen Betriebsrat?
• Wie viele Stellen schreibt ihr pro Jahr aus?

Schritt 2: Stellenstruktur erfassen (2 Stunden)

Erstellt ein Inventar aller Stellen im Unternehmen:

• Welche Positionen gibt es?
• Welche sind "gleichwertig"? (= Funktionsgruppen)

Thomas Weber hat 12 Funktionsgruppen identifiziert: von "Produktionshelfer" bis "Abteilungsleiter".

Schritt 3: Gehaltsanalyse durchführen (2 Stunden)

Jetzt wird's konkret:

• Was verdienen eure Mitarbeiter aktuell?
• Wie verteilt sich das nach Geschlecht?
• Wo gibt es Unterschiede?

Schritt 4: Gehaltsbänder definieren (2 Stunden)

Für jede Funktionsgruppe legt ihr eine Spanne fest:

• Minimum: Was zahlt ihr Einsteigern?
• Maximum: Was zahlt ihr Top-Performern?
• Typische Spanne: 15-25%

Beispiel: "Maschinenbediener: 35.000-42.000 €"

Schritt 5: Recruiting anpassen (1-2 Stunden)

Jetzt passt ihr eure Stellenanzeigen an:

• Gehaltsspanne einfügen
• Gehaltshistorie-Fragen streichen
• Führungskräfte briefen

Schritt 6: Auskunftsprozess einrichten (1 Stunde)

Richtet einen Workflow für Mitarbeiteranfragen ein:

• Wer nimmt Anfragen entgegen?
• Woher kommen die Vergleichsdaten?
• Wer antwortet innerhalb von 2 Monaten?

Gesamtaufwand: Etwa 10-12 Stunden, verteilt auf eine Woche.

Häufige Fragen zur Entgelttransparenz

Muss ich alle Gehälter veröffentlichen?

Nein. Ihr zeigt Gehaltsspannen, keine individuellen Gehälter. In der Stellenanzeige steht zum Beispiel: "45.000-55.000 € brutto/Jahr". Was Thomas verdient, bleibt privat.

Was passiert, wenn wir einen Gender-Pay-Gap haben?

Erst mal: dokumentieren. Ein Gap ist kein automatischer Verstoß. Erst bei über 5% ohne sachliche Rechtfertigung müsst ihr mit der Arbeitnehmervertretung analysieren. Das ist ein Prozess, keine Strafe.

Gilt das auch für Kleinstunternehmen unter 10 Mitarbeitern?

Ja, aber eingeschränkt. Die Recruiting-Pflichten (Gehaltsspanne in Stellenanzeigen) gelten für alle. Berichtspflichten erst ab 100 Mitarbeitern.

Wann kommt das deutsche Gesetz?

Der Referentenentwurf wird Q1 2026 erwartet. Die Umsetzungsfrist ist der 7. Juni 2026. Unser Rat: Wartet nicht auf das Gesetz. Die EU-Richtlinie gibt den Rahmen vor – bereitet euch jetzt vor.

Fazit

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie bringt ab Juni 2026 neue Pflichten für alle Arbeitgeber:

• Gehaltsspanne in Stellenanzeigen – Pflicht für alle
• Keine Fragen zur Gehaltshistorie – Ab Juni verboten
• Auskunftsrecht für Mitarbeiter – 2-Monats-Frist beachten
• Berichtspflicht – Erst ab 100 Mitarbeitern

Der Aufwand ist überschaubar: 10-12 Stunden für die Grundlagen. Wer jetzt anfängt, ist im Juni entspannt.

• Betroffenheits-Check durchgeführt
• Stellenstruktur erfasst
• Gehaltsanalyse durchgeführt
• Gehaltsbänder definiert
• Stellenanzeigen angepasst
• Auskunftsprozess eingerichtet
• Führungskräfte geschult